Komunikasi Dalam Organisasi & Bekerja Sama dalam Kelompok

PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung denganlingkungan dan orang lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

MODEL KOMUNIKASI

            Di dalam komunikasi terdapat 2 model komunikasi diantaranya adalah.

·         MODEL KOMUNIKASI LINIER

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^]Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.

·         MODEL KOMUNIKASI INTERAKSIONAL

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain.

  

PROSES KOMUNIKASI DALAM BERORGANISASI

   Pengirim—>Berita—>Penerima

Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :

1.    Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.

2.    Pengkodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

3.    Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

4.    Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

5.    Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

6.    Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

7.    Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

CONTOH KONFLIK DALAM BERKOMUNIKASI

     

      Di dalam berorganisasi terkadang kita sering mendapatkan konflik yang didasarkan karena kurangnya komunikasi antar anggota organisasi tersebut contohnya,

      Didalam organisasi karang taruna di wilayah perumahan saya, suatu saat ingin mengadakan suatu acara atau even 17an untuk merayakan ulang tahun republic Indonesia, suatu hari terjadi keasalahan  atau miss komunikasi di bagian pengeluaran dana yang seharusnya dana tersebut dipakai untuk membeli alat alat untuk pelaksanaan lomba. Tetapi datang anggota karang taruna yang pada sebelumnya tidak ikut rapat untuk acara tersebut, kebetulan orang tersebutlah yang pada saat rapat ia kebagian di bagian alat alat untuk lomba tersebut, tetapi setelah hari H orang tersebut tidak tau apapun tenteng tugas dia dan diapun akhirnya menjadi beban dalamorganisasi karang taruna tersebut.

Solusinya adalah, seharusnya dalam berorganisasi yang baik itu ada prosesnya dimana sebagai anggota karang truna tersebut harus memberi kabar dan informasi sedetail detailnya jika ada anggota yang todak hadir pada saat rapat tersebut sehingga tidak terjadi miss komunikasi seperti masalah diatas.

KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat kita ambil dari keterangan di atas mengenai peranan komunikasi dalam organisasi sebenernya sederhana saja. Didalam berorganisasi sangatlah penting adanya komunikasi, baik itu antar anggota atau bahkan anggota dengan pemimpin organisasi tersebut. Dan dalam berorganisasi yang menjadi pondasi bangunannya adalah baik atau tidaknya jaringan komunikasi dari organisasi tersebut sehingga dengan demikian jika komunikasi dalam organisasi tersebut baik maka organisasi tersebut akan mudah menghadapi setiap masalah yang dihadapi tanpa membutuhkan waktu yang lama. Dan jika komunikasi dalam organisasi tersebut buruk maka tentu akan menimbulkan penyelesaian masalah atau suatu konflik pada organisasi tersebut akan lama dan bisa saja dengan mudah berujung perpecahan (disorganisasi)

Bekerja sama dalam tim dan kelompok

A.Pengertian Kelompok  :   

     Sebagai makhluk sosial, manusia cenderung  hidup dengan cara berkelompok. Berbagai kelompok manusia bisa ditemukan di atas permukaan bumi ini. Dasar pandangan dalam membentuk kelompok itu sendiri bisa berdasarkan dari berbagai macam hal. Mulai dari kelompok orang yang mempunyai hobi yang sama, aktivitas yang sama, sampai kelompok orang yang berasal dari suatu daerah yang sama.

   Kelompok adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mereka saling bergantung (interdependent) dalam rangka memenuhi kebutuhan dan tujuan bersama, meyebabkan satu sama lain saling mempengaruhi (Cartwright&Zander, 1968; Lewin, 1948).

Karakteristik Kelompok

1.    Terdiri dari dua orang atau lebih dalam interaksi sosial baik   secara verbal maupun non verbal.

2.    Anggota kelompok harus mempunyai pengaruh satu sama lain supaya dapat diakui menjadi anggota suatu kelompok

3.    Mempunyai struktur hubungan yang stabil sehingga dapat menjaga anggota kelompok secara bersama dan berfungsi sebagai suatu unit.

4.    Anggota kelompok adalah orang yang mempunyai tujuan atau minat yang sama.

5.    Individu yang tergabung dalam kelompok, saling mengenal satu     sama lain serta dapat membedakan orang-orang yang bukan anggota kelompoknya.

2.Tahapan    pembentukan  kelompok

     Model pembentukan suatu kelompok pertama kali diajukan oleh Bruce Tackman (1965). Teori ini dikenal sebagai salah satu teori pembentukan kelompok yang terbaik dan menghasilkan banyak ide-ide lain setelah kosep ini dicetuskan.

Tahap 1 - Forming

   Pada tahap ini kelompok baru saja dibentuk dan diberikan tugas. Anggota kelompok cenderung untuk bekerja sendiri dan walaupun memiliki itikad baik namun mereka belum saling mengenal dan belum saling percaya.

Tahap 2 – Storming

   Kelompok mulai mengembangkan ide-ide berhubungan dengan tugas-tugas yang mereka hadapi. Mereka membahas isu-isu semacam masalah yang harus mereka selesaikan. Anggota kelompok saling terbuka dan mengkonfrontasi ide-ide dan perspektif mereka masing-masing. Pada beberapa kasus, tahap storming cepat selesai. Namun ada pula yang mandenk pada tahap ini.

Tahap 3 - Norming

   Terdapat kesepakatan dan konsensus antara anggota kelompok. Peranan dan tanggung jawab telah jelas. Anggota kelompok mulai dapat mempercayai satu sama lain seiring dengan mereka melihat kontribusi masing-masing anggota untuk kelompok.

Tahap 4 - Performing

   Kelompok dalam tahap ini dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lancar dan efektif tanpa ada konflik yang tidak perlu dan supervisi eksternal. Anggota kelompok saling bergantung satu sama lainnya dan mereka saling respect dalam berkomunikasi.

Tahap 5 - Adjourning dan Transforming

   Tahap dimana proyek berakhir dan kelompok membubarkan diri. Kelompok bisa saja kembali pada tahap mana pun ketika mereka mengalami perubahan.

3. kekuatan Team Work

    Teamwork atau kerja sama tim merupakan bentuk kerja kelompok yang bertujuan untuk mencapai target yang sudah disepakati sebelumnya. Harus disadari bahwa teamwork merupakan peleburan berbagai pribadi yang menjadi satu pribadi untuk mencpai tujuan bersama. Tujuan tersebut bukanlah tujuan pribadi, bukan tujuan ketua tim, bukan pula tujuan dari pribadi paling populer di tim.

      Dalam sebuah tim yang dibutuhkan adalah kemauan untuk saling bergandeng-tangan menyelesaikan pekerjaan. Bisa jadi satu orang tidak menyelesaikan pekerjaan atau tidak ahli dalam pekerjaan A, namun dapat dikerjakan oleh anggota tim lainnya. Inilah yang dimaksudkan dengan kerja tim, beban dibagi untuk satu tujuan bersama.

     Saling mengerti dan mendukung satu sama lain merupakan kunci kesuksesan dari teamwork. Jangan pernah mengabaikan pengertian dan dukungan ini. Meskipun terjadi perselisihan antar pribadi, namun dalam tim harus segera menyingkirkannya terlebih dahulu. Bila tidak kehidupan dalam tim jelas akan terganggu. Bahkan dalam satu tim bisa jadi berasal dari latar belakang divisi yang berbeda yang terkadang menyimpan pula perselisihan. Makanya sangat penting untuk menyadari bahwa kebersamaan sebagai anggota tim di atas segalanya.

Berikut poin-poin teamwork yang baik:

1.       Teamwork adalah kerjasama dlm tim yang biasanya dibentuk dari beragam divisi dan kepentingan.

2.      Sama-sama bekerja bukanlah teamwork, itu adalah kerja individual.

3.      Filosofi teamwork: ‘saya mengerjakan apa yang Anda tidak bisa dan Anda mengerjakan apa yang saya tidak bisa.

4.      Ketika berada dalam teamwork, segala ego pribadi, sektoral, deparmen harus disingkirkan.

5.      Dalam teamwork yang dikejar untuk dicapai adalah target bersama, bukan individual.

6.      Keragaman individu dalam teamwork memang sebuah nilai plus namun bisa menjadi minus jika tidak ada saling pengertian.

7.      Saling pengertian terhadap karakter masing-masing anggota team akan menjadi modal sukses bersama.

8.     Jika setiap orang bekerjasama via bidang masing-masing, target korporasi pasti akan segera terealisasi.

9.      Individu yang egois mengejar target pribadi akan menghambat keberhasilan team. Bayangkan jika si A mengejar target A & si B mengejar target B, lalu target bersama bermuara kemana?

10.  Keahlian masing-masing sungguh menjadi anugerah dalam teamwork yang akan mempercepat proses pencapaian target.

11.   Kendalikan ego dan emosi saat bersama agar pergesekan tidak berujung pada pemboikotan kerjasama.

12.  Dengan pemahaman yang tinggi soal karakter individu dalam team, realisasi target tidak perlu waktu yang lama.

13.  Ingatlah selalu bahwa: ‘teamwork makes the dream work’.

a.     Organisasi Garis

Pengetian organisasi garis

                              Organisasi garis adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya merupakan garis wewenang yang saling berhubungan langsung secara vertical antara pimpinan dan bawahan.

             Pada organisasi ini garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab yang bercabang pada setiap tingkat pimpinan mulai dari tingkat yang teratas sampai tingkat yang terbawah. Dalam organisasi ini seseorang atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada satu orang atasan saja. 

 

 Kebaikan dari organisasi garis :

•  Atasan dan bawahan duhubungkan dengan satu garis komando.
•  Disiplin dan loyalitas tinggi.
•  Rasa saling pengertian antar anggota tinggi.
•  Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
•  Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
•  Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
•  Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
•  Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan  dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
•  Rasa solidaritas dan spontanitas seluuh anggota organisasi  pegawai biasanya tinggi.
•  Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
•  Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
•  Adanya penghematan biaya
•  Pengawasan berjalan efektif

 Kelemahan dari organisasi garis :

• Pengembangan kretifitas karyawan terhambat.

• Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
• Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
• Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
• Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri.
• Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
• Kurang tersedianya saff ahli

b.     Organisasi garis dan staf

            Pengertian organisasi garis  dan staf

                              Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-saran, data informasi yang dibutuhkan.

Kebaikan dari organisasi garis dan staf :

• Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan
• Adanya pembagian tugas yang jelas.
• Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas.
• Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin.
• Staffing dilaksanakan sesuai dengan prinsip the right man on the right place.
• Adanya tugas yang jelas antara pimpinan staf dan pelaksana
• Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar atau kecil
•  Pengambilan keputusan relative mudah, karena mendapat bantuan atau sumbangan pemikiran   dari staf
• Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas
• Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisnya.  Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli.

                         Kelemahan dari organisasi garis dan lini :

• Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
• Persaungan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat yang lainnya.
• Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan.
• Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
• Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang  dilaksanakannyalah yang penting
• Pimpinan lini mengabaikan advis staf
• Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
• Pengunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
• Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
• Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

 

c.     Organisasi Fungsional

Pengertian organisasi fungsional

                              Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Kebaikan dari struktur organisasi fungsional :

• Program terarah, jelas, dan tepat.
• Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai
• Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
• Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat.
• Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan.
• Usaha kerjasama bawahan mudah digalang.

Kelemahan dari struktur organisasi fungsional :

• Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
• Koordinasi sulit dilaksanakan
•  Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga Inspeksi sulit dilaksanakan.

d.     Organisasi Panitia

Pengertian Organisasi Panitia

            Organisasi panitia/komite adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan.

            Komite dapat juga bersifat formal atau informal,  komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

                              Jadi, organisasi dalam bentuk panitia ini adalah organisasi di mana para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia.

                  Kebaikan dari struktur organisasi panitia :

• Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
• Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
• Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahan dari struktur organisasi panitia : 

•  Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat  pelaksanaan.
• Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi.
•  Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi  orang  lain.
•  Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja.
•  Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan   pada kolektifitas.